Secteur médical : 03 astuces pour la gestion des appels entrants

SERENITY est un Centre d’Expertise en Télésecrétariat Médical à Madagascar dont la mission est de répondre pleinement
aux attentes des permanences téléphoniques médicales en France en termes de:

Établissement de santé : comment gérer les appels entrants ?

Une bonne gestion des appels entrants est importante pour toutes les entreprises soucieuses de son image et de ses relations avec leurs clientèles. Cette pratique est d’autant plus cruciale dans le domaine de la santé. En effet, nombreux sont les patients qui appellent un établissement de santé pour des raisons différentes. De ce fait, il faut savoir au préalable maîtriser la communication avec sa patientèle. La satisfaction des patients dépend du déroulement de ces appels.

Les patients peuvent apercevoir de suite que la personne au bout du fil n’est pas expérimentée. Par ailleurs, afin d’optimiser ce contact, il convient de faire appel à un professionnel du métier. Il s’agit de recourir à un télésecrétariat externalisé. Celui-ci saura gérer efficacement la relation client en respectant certaines règles.

Quelles sont les astuces pour améliorer la gestion des appels entrants des patients ? Comment votre prestataire peut-il prendre en charge les demandes de vos patients ? Voici les trois astuces utilisées par votre entreprise de télésecrétariat.

Gestion des appels entrants: améliorer l’accueil téléphonique médical

Tout d’abord, il faut savoir que la permanence téléphonique est un pilier dans la gestion de client médical. Il ne s’agit pas simplement de répondre à un appel, car c’est l’image de votre cabinet qui est en jeu. En effet, l’expérience du patient se base principalement sur votre accueil téléphonique. C’est pourquoi, il est important de savoir le personnaliser et utiliser le bon discours.

La gestion des appels entrants nécessite du savoir-faire et de la maîtrise. Pour cela, la solution est de recourir à un établissement dédié à cette activité à l’instar d’un centre d’appel. En effet, dans cette structure, les télésecrétaires médicales sont expérimentées. De plus, elles peuvent offrir un accueil téléphonique de qualité. Ainsi, vous ne perdez pas de temps ni de clients.

 

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Gestion des appels entrants : assurer une prise de rendez-vous de qualité

L’une des fonctions d’un télésecrétariat dans le domaine de la santé est la gestion d’agenda médical externalisé. Il s’agit de gérer les rendez-vous médicaux et d’organiser les plannings des médecins. Pour cela, un télésecrétariat médical utilise une plateforme de prise de rendez-vous médical. Actuellement, l’agenda médical en ligne le plus utilisé est l’agenda doctolib.

Outre la prise de rendez-vous en ligne, il ne faut pas oublier que la communication par téléphone est toujours très sollicitée par les patients. Afin d’éviter tout mécontentement de leur part, il est conseillé d’opter pour un couplage de ces deux options. En effet, en offrant plusieurs solutions, vous donnez la possibilité à vos patients de sélectionner l’outil qui leur convient le plus.

Gestion des appels entrants: se préparer aux questions fréquemment posées

Habituellement, les motifs d’appels des patients sont plus ou moins les mêmes. C’est pourquoi, les tâches d’un télésecrétariat médical sont catégorisées comme étant des tâches répétitives. De ce fait, les télésecrétaires médicales doivent savoir répondre aux questions les plus basiques et celles qui sont les plus complexes. De plus, elles doivent savoir anticiper les demandes des patients.

Pour ce faire, il est nécessaire de bien se préparer. En effet, le but d’une externalisation des appels médicaux est de recourir à un service rapide, fiable et de qualité. Lorsque les télésecrétaires n’apportent pas de réponses claires aux questions, les patients ont l’impression de ne pas être compris ni écouté. Or, il est connu qu’une expérience négative génère une perte de clients.

Quoi qu’il en soit, l’externalisation reste la stratégie la plus pertinente pour assurer une gestion des appels entrants de qualité. Un véritable expert connaît les bonnes pratiques à suivre pour atteindre cet objectif. Maintenant, êtes-vous prêt à externaliser ?

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