Prestataire en télésecrétariat médical : comment le choisir ?

SERENITY est un Centre d’Expertise en Télésecrétariat Médical à Madagascar dont la mission est de répondre pleinement
aux attentes des permanences téléphoniques médicales en France en termes de:

Prestataire en télésecrétariat médical : nos conseils pour choisir le bon

Aujourd’hui, plus aucun établissement de santé ne peut se passer des services d’un prestataire en télésecrétariat médical. Ce dernier va gérer à distance toutes les tâches administratives du cabinet médical. Par ailleurs, les télésecrétaires médicales sont les premiers contacts entre l’établissement de santé et ses patients. De ce fait, elles doivent être formées au métier et connaître les enjeux d’une bonne gestion de client médical.

Or, il est difficile de faire le choix entre plusieurs prestataires. En effet, lorsque vous effectuez une recherche sur internet, une multitude de résultats s’affiche. Quel que soit le type d’externalisation choisi : onshore ou offshore, les offres sont nombreuses et se ressemblent toutes. C’est pourquoi, la recherche d’un bon prestataire est devenue un véritable parcours du combattant.

De ce fait, il est important de mettre des critères d’évaluation pour ne pas se tromper et ne pas perdre du temps dans le choix du télésecrétariat médical.

Prestataire en télésecrétariat médical : connaître ses besoins

Pour un professionnel de santé, faire appel à un prestataire en télésecrétariat médical ne découle pas uniquement d’un besoin économique. En effet, le service de secrétariat est un pilier pour l’organisation de l’établissement. C’est pourquoi, avant de s’attarder sur toutes les offres sur internet, il faut préciser et formaliser vos besoins. Cela permet au prestataire de proposer une offre correspondant à votre budget et à vos attentes.

Tous ces besoins sont inscrits dans un cahier des charges. On trouvera dans ce document toutes les informations utiles concernant le service externalisé. En général, les questions tournent autour des mêmes sujets :

  1. Quel type de secrétariat à distance faut-il recourir ? (Un centre d’appels médical ou une télésecrétaire indépendante ?)
  2. Quand faut-il utiliser les services de télésecrétariat ? (Pour une courte période, à long terme ? durant les débordements d’activité ?)
  3. Quel est le volume d’appels reçus par les télésecrétaires médicales ?
  4. Combien de télésecrétaires a-t-on besoin ?
  5. Quelles sont les qualités de la secrétaire téléphonique médicale à distance ? (Niveau d’études, compétences linguistiques, expérience dans le domaine, etc.)
  6. A qui s’adresse la solution de télésecrétariat ? (Aux professionnels de santé, aux médecins généralistes, aux spécialistes, aux grands établissements de santé).

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Evaluation de la qualité de service du télésecrétariat médical

Une fois les besoins définis, il est plus facile de connaître les différentes entreprises de télésecrétariat qui vous intéressent. Cependant, il faut encore faire une sélection. Pour cela, il faut se baser sur la qualité de services. Pour vous faire gagner du temps, nous avons sélectionné six critères d’évaluation de la qualité de service d’un prestataire en télésecrétariat médical :

  1. Le temps de décroché

Les patients apprécient particulièrement que le temps d’attente ne soit pas long. La télésecrétaire médicale ne doit pas également prendre trop de temps à décrocher le téléphone. Enfin, il est également important que le message d’accueil soit personnalisé.

 

  1. L’expérience du prestataire

Il est essentiel de vérifier que le prestataire en télésecrétariat médical dispose d’une expérience solide dans le domaine. Dans le cas où le prestataire se trouverait à l’étranger comme un call center médical à Madagascar, il est possible de vérifier cette expérience sur son site internet.

 

  1. Plage horaire

L’avantage de l’externalisation des appels médicaux est que les travaux se font sur une plage horaire plus étendue. Cela permet de proposer une permanence téléphonique disponible même durant les week-ends et les jours fériés.

 

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D’autres criètères à prendre en compte

Pour trouver le bon prestataire en télésecrétariat médical, il faut également miser sur d’autres caractéristiques. Tout d’abord, il faut connaître les compétences du télésecrétaire médicale à travers sa qualité de réponse. Puis, la question du prix peut également influencer sur le choix du prestataire. Enfin, il est également important de connaître la qualité de l’infrastructure logistique et informatique.

  1. Qualité de réponse

La satisfaction de vos patients dépend de la capacité de vos télésecrétaires à répondre à leurs besoins. Pour cela, il est important qu’elles respectent vos consignes et offrent des réponses adaptées à chaque situation.

 

  1. Tarif

Chaque entreprise de télésecrétariat médical a son propre mode de tarification. Vous devez choisir celui qui correspond à votre budget. Toutefois, sachez qu’il existe des prestataires qui proposent des services sur mesure en fonction de votre enveloppe budgétaire.

 

  1. Logistique

Il faut également vérifier le côté logistique du prestataire. Celui-ci doit utiliser des logiciels dédiés au service de télésecrétariat médical peu importe son lieu d’implantation. En effet, la réussite du projet d’externalisation dépend à la fois des ressources humaines et des ressources logistiques.

 

Cela fait maintenant plusieurs années que Serenity, notre centre d’expertise en télésecrétariat médical à Madagascar fournit aux établissements médicaux des prestations en télésecrétariat sur mesure à des tarifs compétitifs. Nous prenons en charge différents domaines tels que : la prise de rendez-vous, l’accueil téléphonique, la gestion des agendas des médecins, le traitement des appels d’urgence. Par ailleurs, si vous souhaitez recevoir plus d’informations ou un devis, vous pouvez nous contacter.

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