Permanence téléphonique médicale externalisée : qu’est-ce que c’est ?

SERENITY est un Centre d’Expertise en Télésecrétariat Médical à Madagascar dont la mission est de répondre pleinement
aux attentes des permanences téléphoniques médicales en France en termes de:

Qu’est-ce que la permanence téléphonique médicale externalisée apporte-t-elle à votre cabinet médical ? 

La permanence téléphonique médicale externalisée reste un point névralgique de la relation client. En effet, les patients ont tendance à juger la qualité et la fiabilité d’un établissement de santé à partir de la qualité de cet accueil. Avec l’évolution du monde numérique, de nombreuses entreprises optent pour les réponses automatisées. Les établissements de santé ne peuvent pas se le permettre. En effet, l’accueil téléphonique reste le premier contact des entre le cabinet et les patients. De ce fait, humaniser cet accueil est la meilleure manière de mettre les patients en confiance.

Même si vous offrez la meilleure qualité de soins au monde, vos patients vous jugeront sur un point important : votre service client. De ce fait, pour éviter de tâcher votre image à cause de ce petit détail, il est conseillé d’offrir un meilleur service. L’externalisation de cette permanence téléphonique permet de mettre en place une organisation humaine, pour assurer la satisfaction de la patientèle.

Mais en quoi consiste réellement cette opération ? Quelles sont ses missions ? Et à qui s’adresse-t-elle ? Autant de questions auxquelles nous allons répondre dans cet article. 

téléphone fixe sur une table blanche-permanence téléphonique médicale externalisée-Serenity

Qu’est-ce qu’une permanence téléphonique médicale ?

La permanence téléphonique médicale est essentielle pour optimiser la qualité de l’interaction entre les patients et les médecins En effet, le standard téléphonique sera disponible à tout moment pour traiter et répondre aux demandes de la patientèle. Par la même occasion, il permet d’augmenter le nombre de patients de l’établissement de santé. A cet effet, la permanence téléphonique médicale externalisée est considérée comme étant la meilleure manière d’avoir une relation client de qualité. 

Cette gestion du standard téléphonique à distance reflète l’aspect principal de l’externalisation de services. Généralement, le service assure la réception des appels lors des périodes d’indisponibilités de la secrétaire médicale en interne. Justifié par le caractère urgent des appels entrants aux cabinets, la permanence téléphonique a comme objectif de garantir aux patients un accueil professionnel tous les jours et à toutes heures. Pour les établissements de santé de taille conséquente, c’est la solution la plus adaptée pour assurer la qualité de ce service.  

La permanence téléphonique externalisée

S’occuper de l’accueil téléphonique ne fait clairement pas partie des attributions d’un médecin. Cependant, il n’y a pas pire pour un patient que de tomber sur le répondeur pi sur la messagerie vocale lorsqu’il souhaite joindre un médecin. Ainsi, si vous ne souhaitez pas perdre des patients, vous avez tout intérêt à améliorer la qualité de ce service d’accueil téléphonique. Mais comment ? Le recrutement des personnels en interne représente un investissement assez conséquent. C’est là que l’externalisation se positionne comme la meilleure alternative. 

La gestion des flux des appels entrants aux cabinets n’est pas toujours facile, surtout si l’établissement ne possède aucune compétence dans ce domaine. Cependant, s’il a comme objectif de fidéliser les patients, il ne peut se permettre de manquer un appel. C’est pourquoi il est judicieux d’externaliser vers un centre de contact client médical. Cet établissement possède toutes les ressources pour traiter un nombre important d’appels entrants. Il représente ainsi une bonne option pour optimiser le service à la clientèle, et fidéliser les patients.

stéthoscope icône-permanence téléphonique médicale externalisée-Serenity

Pourquoi opter pour la permanence téléphonique médicale externalisée ?

Le quotidien d’un professionnel de santé est particulièrement chargé. C’est dans cette optique que l’intervention d’une entreprise spécialisée dans le télésecrétariat médical lui est très bénéfique. En effet, le service de permanence téléphonique médicale lui donne la possibilité de se consacrer intégralement aux patients durant les consultations. Mais pas que. Il permet également aux médecins de rester joignables pendant les heures de pause ou encore en dehors des heures de bureau. En outre, c’est un un moyen d’étendre la plage horaire d’accueil de votre unité de soin.

Un centre d’appel médical dispose d’un grand nombre de télésecrétaires médicales formées pour exercer dans ce domaine. Leur intervention vous permet de bénéficier de plus de flexibilité dans la gestion de vos activités. Par ailleurs, ces professionnelles assurent une qualité satisfaisante du traitement des appels. De plus,  elles disposent des compétences et des outils nécessaires pour mener à bien leurs missions, tout en se basant sur les directives des praticiens. L’horaire de travail est modulable selon les demandes de l’entreprise.

Les missions d’une permanence téléphonique médicale

A titre de rappel, une permanence téléphonique médicale externalisée consiste à déléguer la gestion de son secrétariat téléphonique médical à un prestataire extérieur. Le service apporte une amélioration immédiate à l’organisation d’un cabinet médical. Les secrétaires téléphoniques remplissent de nombreuses tâches :

  • Réception des appels entrants des patients et des partenaires au nom du médecin concerné
  • Transfert des appels vers la ligne téléphonique portable du professionnel de santé en cas d’urgence
  • Prise de rendez-vous médicaux et la gestion des agendas des médecins
  •  Identification des motifs d’appels pour garantir une plus grande réactivité et efficacité
  • Réception des directives des professionnels de santé
  • Consultation des agendas médicaux en ligne

une main qui écrit "call us"-permanence téléphonique médicale externalisée-Serenity

Permanence téléphonique médicale externalisée : les avantages

Le secrétariat téléphonique externalisé évite aux professionnels de santé une confrontation avec les nombreuses tâches chronophages de l’administration. En même temps, le service prend en charge la satisfaction de la patientèle. Dans tous les cas, une permanence téléphonique médicale externalisée présente de nombreux avantages :

  • Amélioration de l’image

Les professionnels de santé ont besoin de véhiculer une valeur positive à leurs patients. La mise en place de ce service contribue à l’amélioration d’une image de marque à travers de nombreux détails : la diminution du temps d’attente, une ligne téléphonique personnalisée, etc.

  • Assurance d’une meilleure relation-patient

A l’échelle psychologique, les  patients ont besoin d’une prise en charge rapide et complète. En confiant la réception des appels à des interlocutrices souriantes et réactives, le médecin pourrait apporter du réconfort à ses patients.

  •  Une solution économique

La solution vous épargne des charges fixes, des charges sociales et des charges liées aux contrats de travail à formaliser.De plus vous n’avez plus à vous investir dans l’achat des matériels coûteux, car l’entreprise de télésecrétariat dispose des ressources nécessaires à la réalisation des missions.  

  • Gain de flexibilité et de performance

Cette permanence téléphonique externalisée est la solution idéale pour demeurer à la hauteur des attentes des clients. Cela apporte une réelle valeur ajoutée à l’établissement de santé sur le plan économique ainsi que sur le plan organisationnel.

A qui s’adresse cette solution ? 

La permanence téléphonique occupe une place importante auprès des professionnels de santé. En effet, elle assure la fluidité de votre activité, tout en augmentant le nombre de rendez-vous médicaux, en optimisant les plannings médicaux et en améliorant l’accueil téléphonique des patients. Tout cela est possible grâce aux compétences des secrétaires médicales à distance. Elles ont été particulièrement formées pour fournir des prestations optimales pour les praticiens et pour leurs patients.

C’est pourquoi, la permanence téléphonique médicale externalisée est un service adapté à tous les professionnels de santé. Il peut s’agir d’un médecin généraliste ou spécialiste (chirurgiens, radiologues, dermatologues, cardiologue, thérapeutes, etc.), établissement de santé, maison de retraite… Bref, la solution s’adresse à toutes les unités de soin qui ont besoin d’une organisation optimale. Ils peuvent externaliser leur secrétariat, leur permanence téléphonique ou la gestion de leur agenda.

deux téléphones fixes sur une table-permanence téléphonique médicale externalisée-Serenity

Permanence téléphonique médicale externalisée : comment ça marche ?

En termes d’externalisation de la permanence téléphonique médicale, les centres d’appels médicaux ont l’avantage de traiter un grand volume d’appels téléphoniques, sans interruption et à des tarifs relativement bas. Cependant, il faut être vigilant au niveau du choix du prestataire. Chez Serenity, un call center médical à Madagascar, la fiabilité n’est plus à prouver. Les compétences et l’expérience de notre équipe aspire à une qualité de service impeccable, et à un niveau élevé de satisfaction des patients. La démarche inclut de nombreuses étapes complémentaires, notamment :

  1.       La définition de vos besoins
  2.       La rédaction d’un cahier de charges
  3.       La vérification du sérieux du prestataire
  4.       Révision de la qualité des services précédents

Les avantages des solutions proposées par Serenity

Externalisez sereinement votre permanence téléphonique médicale avec Serenity. Conçue pour être plus efficace, experte, moins coûteuse que le recrutement en interne, et surtout, plus fiable que le freelance, la solution que nous proposons s’engage à vous satisfaire en toutes circonstances.

  • Une flexibilité totale : la solution sera sans impact sur la masse salariale, aucune éventualité sociale, ni de gestion de ressources humaines, ni d’engagement sur le volume horaire, et garantit une totale efficacité économique.
  • Des ressources premium : des profils experts sélectionnés pour votre projet, des agents directement opérationnels sur notre site, et des collaboratrices qualifiées aux références bien établies.
  • Une fiabilité totale : un service back-up en cas d’absence pour assurer la continuité de la production, et des prestations pilotées par des managers compétents et expérimentés.

 

Sur le principe, la permanence téléphonique médicale externalisée peut paraître très simple. En effet, un établissement de santé fait appel à un prestataire de service externe pour répondre au téléphone en son nom et pour traiter les communications reçues. Dans la pratique, elles sont plus compliquées, car chaque unité a ses propres exigences. Raison pour laquelle vous devez contacter un expert comme Serenity qui vous propose une solution adaptée à vos besoins.   

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