Service back up : garantie sur la disponibilité du cabinet médical

SERENITY est un Centre d’Expertise en Télésecrétariat Médical à Madagascar dont la mission est de répondre pleinement
aux attentes des permanences téléphoniques médicales en France en termes de:

Le service back up proposé par Serenity

Mettre en place un service back up est une priorité pour les professionnels de santé. En effet, cette fonction permet de proposer une permanence téléphonique lorsque l’établissement est fermé en dehors des horaires de travail. Que vous décidiez de le gérer en interne ou en externe, un service back up bien organisé présente de nombreux avantages pour l’unité qui l’instaure. Vous parviendrez ainsi à préserver la satisfaction des patients, même pendant l’absence de vos salariés.

L’externalisation de ce service peut être une excellente alternative. En effet, une entreprise spécialisée dans le domaine sera chargée d’intervenir pour prendre en charge les demandes des patients. De cette manière, votre cabinet médical assure une disponibilité à tout moment.

Assurez la continuité de la prise en charge des appels entrants dans votre cabinet en incluant ce service dans votre organisation. Cet article vous en dira davantage sur ce sujet.

une image représentante des ressources humaines-service back up- Serenity

Service back up : qu’est-ce que c’est ? 

Le service back up fait partie des fonctionnalités proposées dans la permanence téléphonique. Il s’agit effectivement d’un système d’assistance téléphonique permanent. Le principe consiste à désigner une équipe ou une organisation qui sera disponible pour répondre aux demandes d’aide des patients pendant un horaire spécifique. Avec les équipements nécessaires à disposition, cette équipe sera joignable même en dehors des heures ouvrées dans le but d’assurer la continuité du service.

Cette mise en place permet d’offrir à vos patients une réponse rapide à leur demande. En effet, cette prise en charge immédiate contribue grandement à leur satisfaction et à leur fidélité. A partir de là, ils deviennent facilement un ambassadeur de votre établissement. D’ailleurs, cette satisfaction est l’un des enjeux majeurs de toutes entreprises. Si les patients constatent qu’ils peuvent vous joindre à tout moment, ils se sentiront en confiance parce qu’ils sentent que vous vous souciez d’eux.

Son fonctionnement

Les ressources humaines

Un service back up requiert avant tout des ressources humaines disponibles. Cependant, cette disponibilité n’est pas garantie en optant pour une mise en place en interne. Les personnels peuvent être occupés par d’autres tâches comme les tâches administratives ou autres, et ne travaillent que pendant les horaires de bureaux.

 Une équipe formée

En étant le premier représentant de l’établissement de santé, les télésecrétaires médicales dédiées à ce service back up doivent offrir des services de qualité. Pour ce faire, les praticiens mettent à leur disposition toutes les ressources informationnelles pertinentes pour répondre aux mieux aux demandes des patients pendant leurs absences. De cette manière, la satisfaction des patients est garantie, que cela soit pendant ou en dehors des horaires d’ouverture.

une main qui met en place des petites cubes pour présenter une augmentation- service back up- Serenity

Service back up : quel intérêt pour votre cabinet médical ?

 Une disponibilité en permanence

Les horaires d’un tel service sont particulièrement convenus entre le cabinet médical et l’équipe chargée de la fonction. Il a comme objectif de permettre une joignabilité permanente et gagner facilement la confiance des appelants. En effet, le fait qu’ils sachent que vous êtes disponibles pour les assister et prendre en charge leurs urgences, les patients n’auront plus aucun problème à vous confier davantage leurs problèmes de santé. Ils peuvent même parler de vous auprès de leur entourage.

Augmentation de vos chiffres d’affaires

Grâce à ce service; La satisfaction de la patientèle est une ouverture vers plus d’opportunités commerciales. En effet, lorsque les patients constatent que votre établissement propose des services en dehors des heures de bureaux classiques, ils penseront toujours à vous en cas de nécessité. Cette recommandation va facilement faire augmenter votre portefeuille client, et bien évidemment, votre chiffre d’affaires.

 

Service back up pour faire face à la pandémie du Covid 19

La permanence téléphonique médicale est devenue une obligation pour les établissements de santé en cette période de pandémie du Covid 19. En effet, les patients sont incités à contacter des professionnels de santé en cas de symptômes suspects. De ce fait, cette joignabilité et la réduction des temps d’attente doivent être de mise. Les patients en panique n’auront jamais la patience d’attendre davantage avant d’obtenir une réponse.

Dans le cas où les patients sont confrontés à des urgences médicales après les heures de services normales, c’est fort probable qu’ils n’auront plus la possibilité d’attendre les horaires d’ouvertures normaux. Pour éviter qu’ils s’adressent aux cabinets concurrents, le service back up prendra en charge leurs demandes. Les télésecrétaires médicales seront là pour répondre rapidement aux besoins de vos clients.

une main tenant un téléphone et qui démontre une urgence médical- service back up- Serenity

Service back up : comment le mettre en place ?

Grace à une gestion en interne

Une mise en place interne est possible, à partir de vos propres ressources. Cependant, c’est une solution qui s’avère être plus complexe. Tout d’abord, elle nécessite des ressources humaines bien formées, un équipement téléphonique complet, des moyens financiers assez importants, et surtout, une grande disponibilité des employés pour intervenir sur une plage horaire plus large. Toute cette organisation n’apporte pas de valeur ajoutée à votre activité. Prenez bien le temps de faire des analyses avant de prendre une décision.

Grâce à l’externalisation

La seconde option fait référence à l’externalisation qui est une solution plus simple, plus flexible et plus réactive. Elle consiste à déléguer ou à sous-traiter le secrétariat téléphonique médical d’un établissement médical vers un centre expert, spécialisé dans le domaine. Dans ce cas-là, vous pouvez vous adresser à Serenity, un centre d’expertise en télésecrétariat médical à Madagascar. Vous n’avez plus à prévoir aucune mise en place. Tout sera à la charge du centre.

Le service back up par Serenity

Il est à souligner que ce n’est pas tous les centres de contact client qui proposent ce service. Chez Serenity, nous ne nous concentrons pas uniquement sur les services proposés à la patientèle. Nous assurons également la notoriété de votre établissement face à la concurrence. D’où la proposition d’un tel service dans nos prestations. Vous éviterez l’embauche de nouveaux personnels et l’achat de matériel en plus par la même occasion.

A part la permanence téléphonique, Serenity s’assure que les activités ne soient jamais interrompues même en cas d’arrêt maladie ou d’absence ou de congé d’une télésecrétaire médicale. Une équipe dédiée s’occupe continuellement des missions, ce qui constitue un gain de temps considérable pour les personnels internes. Ainsi, elle assure la maîtrise parfaite de l’intervention jusqu’à ce que le problème soit résolu.

Spécialiste du secrétariat téléphonique médical à distance, l’équipe de Serenity propose de vous accompagner dans l’externalisation de votre permanence téléphonique, en proposant un service de permanence efficace et performant.

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