Secrétariat médical externalisé : une progression importante

SERENITY est un Centre d’Expertise en Télésecrétariat Médical à Madagascar dont la mission est de répondre pleinement
aux attentes des permanences téléphoniques médicales en France en termes de:

L’anecdote du secrétariat médical externalisé

Le secrétariat médical externalisé a bien eu ses débuts, avant d’arriver là où il en est aujourd’hui. À cette époque, à la fin du XIXe siècle, le secrétariat médical est un métier uniquement réservé aux hommes. Cependant, il s’est féminisé petit à petit au fil du temps. Le service inclut la gestion des courriers, la prise en charge des dossiers administratifs, ainsi que l’établissement de l’emploi du temps des médecins. Ce n’est qu’au début du XXe siècle que la permanence téléphonique s’y ajoute.  

Le secrétariat médical téléphonique n’a pas connu de grandes évolutions durant un long moment. Les secrétaires médicales travaillaient auprès des médecins, dans leurs établissements. Généralement, tous les travaux se faisaient manuellement. Ils disposaient d’un agenda en papier et d’un minitel pour faire les travaux. Il fallait attendre jusqu’aux années 90 pour que le domaine connaisse d’importants changements.

Au fil du temps, le secrétariat médical a-t-il encore la même considération ? Pourquoi son externalisation est-elle devenue très tendance à notre époque ? Cet article vous dira tout.

Du secrétariat au secrétariat médical externalisé

Le début du secrétariat médical remonte aux années 80. En effet, à cette époque, les médecins français demandaient pour la première fois, à ses secrétaires médicales de travailler depuis leurs domiciles. Pour la gestion d’agenda des médecins, elles utilisaient un agenda sur papier. À la fin de leurs services, elles remettent tout entre les mains des médecins. Comme vous avez pu le constater, les tâches sont fastidieuses. La praticité n’était pas au rendez-vous.

Outre, la micro-informatique est née petit à petit à cette époque. De ce fait, le télésecrétariat médical insère progressivement l’accueil téléphonique médical dans son ensemble. Avec le temps, l’évolution de la technologie leur facilite de plus en plus les tâches. Les agendas en  lignes ont détrôné les agendas papiers. La gestion devient plus fluide, et le domaine commençait à s’élargir. La performance de la connexion internet de nos jours a permis que le travail puisse se faire, même à des milliers de kilomètres.

La mise en place de la permanence téléphonique

La permanence téléphonique est devenue un élément important du secrétariat médical téléphonique, qu’il soit externalisé ou pas. C’est une tâche qui consiste à assumer les tâches administratives du cabinet, et surtout, assurer l’accueil téléphonique. Elle a été mise en place en 1980, et s’est popularisée avec l’appellation : secrétariat médical à distance. Les télésecrétaires médicales sont les premiers responsables de cette fonction.

Initialement, le groupe de médecins se partageait la même télésecrétaire médicale. C’était une solution pratique et économique. Toutefois, avec le développement de la technologie, notamment de la communication digitale, l’activité s’est rapidement déployée. Depuis le début des années 90, l’externalisation du secrétariat téléphonique médical devient de plus en plus pratiquée. De nombreux établissements de santé ont recours aux services des prestataires venant de l’étranger.

un ancien téléphone et un smartphone-secrétariat médical externalisé-serenity

La conversion des années 90

Les années 90 marquaient une vraie tournure dans l’histoire du secrétariat médical externalisé. Elles ont été les témoins de la renaissance de la technologie. En effet, le développement de l’informatique et des outils de télécommunications a commencé à partir de 1990. Vis-à-vis de cette évolution, les médecins n’avaient eu aucun mal à proposer à ses secrétaires de travailler à distance. Ainsi, les secrétaires médicales sont devenues des télésecrétaires médicales.

En 1990, les autocommutateurs privés devancent les vieux standards téléphoniques. Pour les cabinets médicaux français, ce fut l’opportunité rêvée de créer une ligne personnalisée avec secrétaire joignable depuis de l’étranger. Ce processus peut se faire sans passer par un standardiste. Cette découverte permet à l’externalisation une montée exponentielle perceptible depuis cette époque, et encore jusqu’à aujourd’hui.

Le développement du secrétariat médical externalisé à l’heure de l’ère informatique

Le secrétariat médical externalisé débutait avec la micro-informatique, et le minitel. Puis, vint les logiciels de gestion d’agenda médicale en ligne et différents autres outils de traitement. Ces derniers ont opéré à la simplification des quotidiens des télésecrétaires médicales. L’utilisation croissante de ces outils confère une productivité et une performance, garantissant la qualité des prestations. Aussi, de nombreux logiciels, tels que Maiia ou Doctolib sont à disposition des prestataires.

Le progrès d’Internet et l’évolution des outils informatiques ont davantage intensifié le phénomène d’externalisation. En effet, ils offrent de plus en plus d’opportunités. La naissance du télétravail a permis d’effectuer toutes les opérations du secrétariat médical externalisé en ligne. Bref, l’innovation technologique de notre époque facilite l’interactivité entre les patients et les médecins. Le cabinet améliore son image, et les patients sont satisfaits de leurs expériences. Le télésecrétariat médical est le premier responsable pour perfectionner vos activités.

une tablette, des fiches patients, un stéthoscope, et un ordinateur portable sur une table-secrétariat médical externalisé-serenity

L’importance de ce service

De nos jours, de nombreux professionnels pratiquent le secrétariat médical externalisé comme méthode de travail. Pour les professionnels de santé, ils peuvent assurer la gestion des plannings médicaux, tout en garantissant la qualité de ses services. Depuis son insertion, jusqu’à aujourd’hui, le secrétariat médical tient une place stratégique importante dans le fonctionnement de votre cabinet. Pour assumer cette importance, des centres d’expertise en télésecrétariat médical vont mettre toutes les chances de votre côté :

  • Transfert des appels : le cabinet redirige les appels entrants vers la télésecrétaire médicale. Cette redirection se fait selon vos besoins. La qualité des travaux fournis est régie par des normes légales.
  • La gestion des appels : le prestataire accueille les patients, et gère leurs rendez-vous selon la disponibilité du médecin. Selon les prestations convenues, elles peuvent aussi prendre en charge la gestion des agendas des médecins.
  • Renvoi des rappels : un rendez-vous non honoré peut désorganiser entièrement le planning du médecin. C’est au prestataire de rappeler les patients avant leur rendez-vous.

Bref, le secrétariat médical externalisé n’est pas un phénomène récent. Avantageux depuis sa mise en place, de nombreux professionnels de nos jours ne manquent pas de tirer profit de ce phénomène.

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