Gérer l’accueil téléphonique des patients : misez sur l’externalisation

SERENITY est un Centre d’Expertise en Télésecrétariat Médical à Madagascar dont la mission est de répondre pleinement
aux attentes des permanences téléphoniques médicales en France en termes de:

Gérer l’accueil téléphonique des patients avec Serenity

Gérer l’accueil téléphonique des patients est tout un métier. En effet, un accueil téléphonique de qualité confère au cabinet médical la possibilité d’offrir à ses clients une disponibilité totale. Mais ce n’est pas tout. Cette mise en place est cruciale pour la stratégie de l’établissement, et pour son image. La personne présente à cet accueil sera le premier interlocuteur des patients. Ainsi, il est important de faire bonne impression.

Reconnu comme l’un des premiers vecteurs d’image du cabinet, la communication téléphonique est également très courante dans le domaine médical. Elle peut avoir 3 finalités : conseiller, renseigner et orienter la patientèle. L’adoption d’une attitude d’ouverture basée sur l’écoute et l’empathie est y est essentielle. Ce comportement est déterminant dans la suite de la relation avec ce futur patient.

Externaliser cette gestion est une manière efficace d’éviter la rupture de la relation entre le cabinet médical et le patient. Pour assurer la qualité du service, il est préférable de la confier à un centre de contact client médical, tel que Serenity. Les détails dans cet article.

une main qui tourne des dès et change le mot "insourcing" en "outsourcing"-gérer l'accueil téléphonique des patients-Serenity

Gérer l’accueil téléphonique des patients : internaliser ou externaliser ?

Pour une gestion de client médical efficace, il est préférable de procéder à l’externalisation lorsque les besoins du cabinet sont ponctuels. En effet, cette pratique promet beaucoup plus de flexibilité et permet d’avoir recours à des experts du domaine où les professionnels de santé ne possèdent pas les compétences clés. De ce fait les erreurs s’en voient réduites et la qualité du service est assurée.

Lorsqu’un patient appelle un cabinet médical, il s’attend à ce qu’une personne l’écoute et le comprenne. Dans le cas où votre secrétariat actuel n’arrive pas répondre aux demandes, l’externalisation de services est la solution idéale pour votre établissement médical. Vous assurez ainsi un service recevant votre patient, à chaque fois qu’il essaie de vous joindre.

Dites adieu aux appels téléphoniques perturbants

Ce n’est pas tout le monde qui arrive à gérer l’accueil téléphonique des patients. En effet, le téléphone n’arrête pas de sonner au cabinet. Les praticiens en ont plein les bras avec les consultations et les assistantes médicales sont submergées dans la gestion des tâches administratives. Ainsi, il leur est impossible de répondre convenablement les appels entrants au cabinet médical.

Tout va trop vite. Il ne faudra que quelques secondes pour faire ressentir aux patients un sentiment d’agacement avec lequel vous entamez la première prise de contact. Avant même que la communication ne s’établisse, vous leur avez déjà envoyé un signal négatif. Bref, tout est une question de perspective. Confier la tâche à des professionnels permet de se mettre dans de bonnes dispositions.

image d'un téléphone fixe et un microcasque sur une table-gérer l'accueil téléphonique des patients-Serenity

Gérer l’accueil téléphonique des patients : optimiser les travaux des télésecrétaires médicales

Au titre de secrétaire médicale, leurs tâches ne se limitent pas uniquement à répondre au téléphone. En effet, elle assiste également les praticiens dans le traitement des dossiers et des tâches administratives : actualisation des dossiers des patients, gestion d’agenda médical, prise en charge des formalités administratives, etc.

L’externalisation du secrétariat téléphonique médical permet de libérer cette collaboratrice et d’offrir un service de qualité à la patientèle. C’est-à-dire qu’un prestataire externe prend en charge l’exclusivité des appels téléphoniques. Ainsi, le praticien, ainsi que la secrétaire médicale peuvent se concentrer davantage sur les activités à forte valeur ajoutée.

Gérer l’accueil téléphonique des patients : réduire les coûts

Vos dépenses peuvent considérablement augmenter à cause des périodes d’inactivité, ainsi que le débordement des missions confiées à la secrétaire médicale. A ces dépenses s’ajoutent également les charges sociales, ainsi que les charges occasionnées par les absences inévitables telles que les formations, les congés maladies, les congés familiaux, etc.

Le coût de l’externalisation s’avère être moins lourd par rapport aux avantages de la nouvelle répartition des tâches. D’un autre côté, la télésecrétaire médicale peut travailler tranquillement, à l’abri de toute pression, qui peuvent lui faire perdre de l’efficacité ou lui créer un stress important au travail. Gérer l’accueil téléphonique des patients depuis l’extérieur peut augmenter la productivité.

une secrétaire médicale au téléphone-gérer l'accueil téléphonique des patients-Serenity

Gérer l’accueil téléphonique des patients : externalisez pour garder le contrôle

Vous n’êtes pas obligé d’externaliser la totalité de vos prises de rendez-vous médical et de traitement d’appel entrants. Le service est modulable selon vos besoins : dérouter les appels mis en attente vers la permanence téléphonique pendant les périodes d’affluence, ou transférer vos appels vers un secrétariat à distance pour une période ponctuelle ou définie.

Votre professionnel de l’externalisation du standard téléphonique peut également proposer d’autres services qui peuvent contribuer au bon fonctionnement de votre établissement. En effet, leurs prestations peuvent inclure la gestion des agendas des médecins ainsi que la mise en place de messagerie très performante.

Serenity : l’expert pour gérer l’accueil téléphonique des patients

Des télésecrétaires médicales expérimentées

Chez Serenity, un centre d’appel médical à Madagascar, la formation de nos télésecrétaires médicales garantit la qualité des services. Se spécialisant dans le secrétariat médical téléphonique depuis de nombreuses années, le sourire de nos télésecrétaires médicales sera l’image de votre unité.

Des infrastructures téléphoniques et réseaux internet adaptés

N’hésitez pas à travailler avec Serenity si vous souhaitez sortir du perpétuel standard téléphonique dans lequel les patients se plaignent de ne pas joindre le cabinet. L’externalisation vous donne accès à une permanence téléphonique garantissant votre joignabilité, même en dehors des horaires de bureau.

En résumé, vu l’influence du premier contact, il est conseillé de s’adresser à un professionnel pour gérer l’accueil téléphonique des patients. Enrichies de plusieurs années d’expériences, les télésecrétaires médicales proposées par Serenity ont une réelle expertise dans le domaine.

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