Télésecrétariat médical offshore : pour une meilleure gestion du personnel

En tant que professionnel dans le domaine du télésecrétariat médical, vous souhaitez développer votre portefeuille client et accroître votre activité. Néanmoins, cela implique une augmentation de l’effectif de votre personnel. Par conséquent, la gestion de vos ressources humaines devient plus complexe. En effet, vous devez vous occuper de plusieurs fonctions si vous êtes une PME. Par ailleurs, si la taille de votre entreprise est plus grande, vous pouvez déléguer ces fonctions à un responsable RH.

Toutefois, selon une enquête, une entreprise de télésecrétariat médical en France possède au maximum 30 salariés. Or, rares sont ceux qui embauchent un responsable RH lorsque l’entreprise compte moins de 80 salariés. Et pour cause, cette alternative nécessite un coût non-négligeable. C’est pourquoi, de nombreux dirigeants d’entreprise de télésecrétariat médical sont submergés par la gestion du personnel. Cela les empêche de se concentrer sur leurs activités principales.

Fort heureusement, il existe une solution très connue, mais peu utilisée. Il s’agit de recourir à un télésecrétariat médical offshore. Zoom sur le sujet.

Comment se passe l’organisation au sein de votre entreprise ?

Dans l’organigramme de votre entreprise, vous avez le directeur, c’est-à-dire vous ; le superviseur, le formateur et les télésecrétaires médicales. Chaque poste possède ses propres fonctions. Tout d’abord, le superviseur a pour missions de diriger son équipe et assurer son efficacité professionnelle. Il doit également contrôler la qualité du travail de chaque télésecrétaire médicale. Pour atteindre les objectifs fixés, il doit savoir animer et motiver son équipe. Par la suite, selon la taille de votre entreprise, le superviseur peut jouer le rôle du formateur. Mais dans la plupart des cas, il est nécessaire d’avoir une personne pour gérer la formation des employés.

En effet, le formateur, comme son titre l’indique, a pour mission de former les nouveaux employés et accompagner la montée en compétence des agents. Pour finir, vous avez des télésecrétaires médicales. Elles forment la base de votre métier. En effet, elles sont en première ligne pour assurer le service à la clientèle. Leurs missions consistent à gérer les agendas médicaux, la prise de rendez-vous et la réception des appels téléphoniques des patients. Par ailleurs, la fonction RH n’apparaît pas dans votre organigramme, car vous vous en occupez. Pourtant, vous ne disposez pas forcément des compétences nécessaires ni du temps pour gérer cette activité. Dans ce cas, la solution est de recourir à l’externalisation offshore.

 

Quelles sont les activités qui relèvent du processus de gestion RH ?

Votre main d’œuvre est la ressource la plus précieuse dont vous disposez. Son bon fonctionnement nécessite une gestion quotidienne. Lorsque vous n’avez pas un département consacré à vos ressources humaines, vous êtes dans l’obligation de vous en occuper. Pourtant, la gestion RH ne se limite pas uniquement à l’organisation d’un recrutement. En effet, elle s’occupe de deux fonctions stratégiques :

1. Les fonctions managériales

Dans cette catégorie, la GRH (Gestion des Ressources Humaines) concerne l’organisation et l’administration de votre entreprise de secrétariat téléphonique médical. De ce fait, vous avez à gérer les activités telles que :

• La gestion administrative du personnel : contrat de travail, les congés, les maladies, etc.
• La gestion de paie : rémunération, primes, augmentation salariale, etc.
• La gestion des relations sociales : communication interne, gestion des conflits, amélioration de la qualité de vie au travail (QVT), etc.

 

2. Les fonctions opérationnelles

Si vous décidez d’internaliser toutes vos activités, il faut également prendre en compte des fonctions opérationnelles. Cela concerne le développement des ressources humaines. Généralement, ces tâches occupent l’essentiel de votre temps. Ici, vos responsabilités concernent :

• Le recrutement et l’intégration du personnel.
• La gestion des carrières et des compétences.
• La mobilité ou la gestion de l’évolution de fonction d’un salarié.

 

De ce fait, le développement de vos activités entraîne une surcharge de travail pour vous. Or, en faisant appel à une entreprise externe spécialisée dans le secrétariat médical à distance, vous vous libérez de ces diverses fonctions. De plus, un télésecrétariat externalisé vous permet de réduire vos frais de gestion.

Recourir à un télésecrétariat médical offshore : priorisez vos tâches !

En tant que dirigeant d’une permanence téléphonique médicale, vous avez beaucoup de tâches à accomplir. Voici une liste non-exhaustive de vos responsabilités :

• Garantir la qualité des services de votre entreprise.
• Satisfaire votre clientèle.
• Développer les objectifs quotidiens.
• Établir des stratégies commerciales selon vos objectifs qualitatifs et quantitatifs.
• Maintenir un bon climat social entre vos managers et vos télésecrétaires médicales.
• Transmettre les consignes et les décisions des clients à votre équipe.
• Assurer le suivi des dépenses et sa budgétisation.

 

 

Bref, votre quotidien est très rythmé. Bien évidemment, vous pouvez contribuer à la gestion de vos ressources humaines comme participer au recrutement et à l’évaluation de vos collaborateurs. Vous pouvez également vous occuper de la gestion administrative. Cependant, ce sont des fonctions supports. Autrement dit, ces tâches ne relèvent pas de votre « core business ». Pourtant, elles occupent la plupart de votre temps. Cela peut avoir des conséquences.

En effet, une mauvaise gestion du travail peut avoir un impact sur votre entreprise ainsi que sur votre santé mentale et physique. Pour éviter un épuisement professionnel, vous profitez de quelques moments de détente pour partir en voyage ou faire de l’équitation. Cependant, ce ne sont pas des remèdes à long terme. Pour avoir une bonne organisation, vous devez déléguer vos tâches secondaires, notamment vos activités administratives à un télésecrétariat médical offshore.

Externalisez vos fonctions RH : pourquoi un télésecrétariat médical offshore ?

En général, les médecins qu’ils soient généraliste, pédiatre, chirurgien-dentiste, psychiatre, radiologue, obstétricien, etc… ont besoin d’une secrétaire médicale qui les accompagne au quotidien. Malheureusement, l’offre ne peut pas faire face à la demande. En effet, dans le secteur médical, les permanences téléphoniques ont une difficulté au niveau du recrutement et de la gestion des ressources humaines. Pour pallier ce problème, il est possible de recruter un responsable pour gérer tout ce qui concerne la gestion RH. Toutefois, cela représente beaucoup de dépenses. La seconde alternative est d’externaliser le secrétariat téléphonique vers un prestataire externe.

En France, de nombreux dirigeants sont convaincus de l’efficacité de la stratégie d’outsourcing. Cependant, ils hésitent à recourir à un télésecrétariat médical offshore. Cette mauvaise réputation de l’offshore est le résultat d’une méconnaissance ou d’une incompréhension. Sachez que vous ne devez pas vous inquiéter si vous collaborez avec un bon prestataire comme un centre d’appels médical à Madagascar. Cette plateforme téléphonique prend en charge diverses activités. Les télésecrétaires médicales expérimentées gèrent :

• La réception des appels entrants des patients.
• Le traitement des appels urgents.
• La planification des emplois du temps des médecins.
• La gestion des rendez-vous sur internet.

 

Grâce à cette solution d’externalisation, vous gagnez en compétitivité et en performance. Mais le plus grand avantage est que vous pouvez gérer des projets plus grands. L’entreprise dispose d’une équipe opérationnelle qui peut gérer votre standard téléphonique durant les jours ouvrables (lundi au samedi) et sur des plages horaires plus étendues. De plus, vous n’avez plus à vous soucier de la gestion RH. Votre prestataire s’occcupe de tout.

Comment fonctionne la gestion RH au sein d’un télésecrétariat médical offshore ?

En choisissant d’externaliser les activités de votre entreprise de télésecrétariat, vous vous libérez de plusieurs contraintes, notamment de la gestion du personnel. Généralement, c’est le prestataire qui s’occupe de cette partie. Toutefois, cela est valable uniquement si la sous-traitance se fait auprès d’une entreprise. En effet, un freelance ne possède pas des départements spécifiques. Etant donné qu’il travaille seul, il s’occupe également de tous les aspects généraux de son activité professionnelle.

En tant que donneur d’ordre, votre objectif est de trouver un prestataire capable de gérer un nombre d’appels importants par jour. C’est pourquoi il est judicieux de faire appel à une entreprise. Chez Serenity, notre centre d’expertise en télésecrétariat médical à Madagascar, nous pouvons gérer un projet d’une grande envergure. De plus, nous avons des services dédiés pour chaque activité :

• Un département informatique.
• Un département des ressources humaines.
• Un service qui gère les aspects administratifs et comptables de l’entreprise.

 

Bien que ces départements soient non-stratégiques, ils sont essentiels au bon déroulement de notre entreprise. Chaque responsable de département veille à la bonne gestion de leurs activités. Par ailleurs, le département des ressources humaines et le département administratif et financier se partagent la gestion des activités RH. Explications.

 

Activités RH : les missions du département des ressources humaines

Tout d’abord, bien que nous soyons une entreprise de taille moyenne, nous avons un département des ressources humaines. Ses domaines d’intervention concernent le recrutement des salariés, la gestion des coûts et la gestion de la qualité de vie au travail.

1. Le recrutement des salariés

Le responsable recrutement s’occupe de la gestion et de la prévision des besoins futurs en matière d’emplois et de compétences. Il rédige les offres d’emploi, les fiches de poste, lance les campagnes de recrutement et gère les entretiens avec les managers.

2. La gestion des coûts

Le département RH vise à optimiser les dépenses liées à la gestion du personnel, les frais d’équipement, les frais de communication, etc. Il met également en place une stratégie de rémunération avec la direction.

3. La gestion de la qualité de vie au travail

Le responsable RH veille à ce que les équipes travaillent dans un environnement sain et productif. Pour cela, il organise des évènements internes, des teams buildings, etc. Il s’assure également que chaque employé bénéficie d’une bonne ergonomie au travail.

 

Activités RH : les missions du département administratif et financier

Le département administratif et financier joue également un rôle essentiel dans la gestion RH au sein de notre call center médical à Madagascar. Par ailleurs, la rémunération et l’administration du personnel relèvent des activités de ce département.

1. La rémunération des salariés

Au sein de notre entreprise de télésecrétariat, le comptable s’occupe de la rémunération des salariés. Le département administratif et financier se charge également des éventuelles augmentations de salaire, le paiement des indemnités et des primes approuvées par les supérieurs hiérarchiques des employés.

2. L’administration du personnel

Comme nous l’avons déjà expliqué plus haut, l’administration du personnel concerne les fonctions administratives nécessaires au bon fonctionnement de notre entreprise. Il s’agit notamment des contrats de travail, de la gestion de la paie, les congés, les absences, les retards.

3. Gestion des dossiers des salariés

Le département administratif détient les données concernant chaque employé. Il s’occupe des changements au sein de l’entreprise (arrivée, départ, mutation, licenciement, démission). Pour finir, il gère les déclarations périodiques auprès des administrations publiques (assurance maladie, prévoyance sociale, etc.)

Combien coûte un service de télésecrétariat médical offshore ?

Vous devez comprendre que l’externalisation est un investissement et non une dépense. En effet, vous avez tout à gagner en optant pour cette stratégie. Tout d’abord, elle permet une réduction de vos coûts, notamment les charges liées à la gestion du personnel. Puis, vous n’avez plus à payer les équipements, les postes de travail et d’autres frais divers (eau et électricité). Toutes ces charges pèsent lourd sur votre trésorerie. Par ailleurs, chaque télésecrétariat médical offshore possède sa méthode de facturation. Certains procèdent à une facturation forfaitaire tandis que d’autres proposent une facturation à la tâche ou au temps passé.

• La facturation au forfait

Dans ce premier cas, nous vous proposons un ensemble de prestations sur une période donnée. En guise d’exemple, le forfait comprend l’accueil téléphonique, la prise de rdv en ligne, le transfert des messages et la gestion des urgences.

• La facturation à la tâche

Comme son nom le désigne, la facturation à la tâche consiste à rémunérer le prestataire en fonction de la quantité de travail qu’il a réalisée. Ce mode de facturation s’effectue dans le cadre d’une mission ponctuelle. Ainsi, vous pouvez avoir un montant précis sur le coût du service.

• La facturation au temps passé

Quant à la facturation au temps passé, il s’agit de fixer un taux horaire dès le début de la collaboration. Le prestataire facture le client selon le nombre d’appels effectués ou le nombre de rendez-vous confirmés. Ce mode de facturation est intéressant lorsque vous faites face à une période de pic d’activité.

Quel que soit le mode de facturation, le paiement d’un secrétariat médical externalisé se fait par mois. Chez Serenity, nos clients apprécient nos services, car nous leur garantissons un engagement de résultats et une maîtrise de coûts. Nos tarifs sont présentés dans le contrat de manière claire et transparente. Pour connaître le prix de nos services, demandez-nous un devis !

En résumé, si vous souhaitez optimiser votre temps et vous focaliser sur le développement de votre entreprise, pensez à vous libérer des tâches fastidieuses comme la gestion des ressources humaines. Pour cela, le mot d’ordre est de sous-traiter une partie ou la totalité de vos missions à un télésecrétariat médical offshore à l’instar de Serenity.