Gestion des appels médicaux : l’externalisation pour faire face au débordement d’appels

La gestion des appels médicaux est un vrai défi pour de nombreux établissements de santé. En effet, compte tenu de l’accroissement de l’activité des professionnels de santé, la plupart d’entre eux ne parviennent plus à répondre à tous les appels entrants qu’ils reçoivent. Lorsque ce débordement survient, seules les entreprises qui savent s’y prendre parviennent à s’en sortir.  A cet effet, les établissements médicaux préoccupés par la perte de ses patients à cause des appels en attente et des appels non-répondus choisissent d’opter pour une solution innovante et efficace, qu’est l’externalisation.

Il y a bien une raison si les patients privilégient le téléphone par rapport à d’autres canaux de communication. En effet, ils attendent à ce que le cabinet soit directement joignable. Cela engage l’écoute et la réactivité du standard téléphonique médical. Bref, ils espèrent que la personne avec laquelle ils échangent fournit des qualités humaines. C’est l’un des avantages de ce service face aux serveurs vocaux interactifs qui s’avèrent être efficaces, mais qui est synonyme d’incompréhension et d’insatisfaction.

Dans tous les cas, une externalisation s’impose, dans le cas où les professionnels de santé souhaitent optimiser cette gestion d’appels médicaux. Explications.

Reconnaître un phénomène de débordement d’appels

Lorsque le flux des appels entrants augmente plus que d’habitude, on peut dire que c’est un débordement d’appels ? Pas forcément. Un débordement d’appels se produit lorsque les appels entrants sont trop nombreux et que le standard téléphonique en interne ne parvient pas à assurer une gestion des appels médicaux correcte et convenable. Différents types d’événements peuvent engendrer une telle situation. Dans tous les cas, il faut faire attention. Une mauvaise prise en charge a des conséquences sur les activités de l’établissement. 

La situation de débordement d’appels peut entraîner des échecs d’appels ou des temps d’attente trop longs. Ceci n’est vraiment pas favorable pour la relation client. En effet, elle constitue une source d’insatisfaction clients, et qui peut même parvenir à perdre des patients. Bref, c’est possible d’y remédier grâce à l’externalisation des appels téléphoniques. Cette solution permet à des entreprises spécialisées de prendre en charge les appels excédentaires et de les traiter comme il se doit.

Le débordement d’appels : le supplice de nombreux établissements de santé

Le débordement d’appels n’est opportun pour aucun des acteurs concernés par cette gestion d’appels médicaux. Tout d’abord, elle peut créer du stress au sein de l’équipe interne de l’établissement de santé. Ce qui peut régresser considérablement la qualité de leur travail. Mais ce n’est pas tout. Il peut également être l’origine d’une mauvaise expérience des patients , juste parce qu’ils ont attendu plus longtemps qu’ils ne l’espéraient.

Ainsi, il est important que les professionnels de santé parviennent à trouver une solution permettant de limiter l’échec des appels entrants. Dans le cas contraire, ils risqueront de perdre petit à petit leurs patients. Ce qui n’est vraiment pas favorable à l’image du cabinet médical. A cet effet, recourir à un prestataire externe est toujours un moyen efficace pour résoudre le problème. Cette alternative permet d’adapter cette solution aux besoins des professionnels de santé.

L’externalisation : la meilleure option pour assurer une bonne gestion des appels médicaux

Forcément, le phénomène de pic d’appels demande aux professionnels de santé de mobiliser des ressources supplémentaires pour assurer une meilleure gestion des appels médicaux. Depuis l’émergence de la technologique, de nombreux cabinets médicaux ne pratiquent plus le recrutement. Ajouter des postes supplémentaires et recruter de nouveaux salariés n’apportent qu’une solution périodique et coûteuse à cause des nouveaux contrats d’engagements et d’investissement dans de nouvelles installations.

Fort heureusement, la solution d’externalisation ne génère pas autant de difficultés. En effet, elle évite toutes les démarches ayant rapport au recrutement, ainsi que les coûts y afférents. Selon les besoins précis des médecins, il est possible de définir au préalable le budget nécessaire pour obtenir les ressources humaines et matérielles nécessaires pour le projet. Aussi, faire appel à une entreprise de télésecrétariat médical réduit les charges fixes de l’établissement. 

Gestion des appels médicaux : remettre la relation client entre les mains de professionnels

En cas de débordement d’appels, l’image du cabinet médical n’est pas le seul à être en jeu. En effet, la satisfaction des patients est également un autre facteur qui mérite toute l’attention des professionnels de santé. Chaque potentiels clients essayant de joindre le cabinet médical représente une valeur essentielle pour lui. A cet effet, il est primordial que l’établissement propose un service qui aide à préserver leur appréciation.  

Quels sont les facteurs risquant de réduire cette satisfaction ? Le simple fait de ne pas disposer assez de conseiller en interne amène les standards téléphoniques médicaux à traiter rapidement un interlocuteur pendant que d’autres seront mis en attente. C’est certain, cette situation entraîne un mécontentement chez les patients. A cet effet, externaliser les appels entrants des patients permet aux établissements de santé de s’appuyer sur le professionnalisme et l’expertise de télésecrétaires médicales de haut niveau. 

L’externalisation de la gestion des appels médicaux pour résoudre rapidement les pics d’appels

Lorsque le débordement d’appels commence à se présenter, le cabinet médical doit envisager une solution rapide pour absorber rapidement le flux d’appels. Ainsi, au lieu de procéder à un recrutement et de se soucier des démarches qui vont avec, les professionnels de santé peuvent parfaitement envisager d’externaliser les appels médicaux. En effet, cette option permet d’avoir accès à toutes les ressources nécessaires pour assurer une gestion des appels médicaux, en cas de débordement.

Ainsi, en un peu de temps, l’externalisation permet de gagner en efficacité et préserver un rythme conséquent de production, elle permet d’avoir accès toutes les ressources nécessaires pour y parvenir. Mais aussi, l’intervention des prestataires externes promet une grande souplesse au niveau de leurs prestations. Cela permet à l’établissement de santé de proposer un service continu et une prise en charge plus satisfaisante à la patientèle.

H2 : La qualité de la gestion des appels prise en charge pare un centre d’appels médicaux

Opter pour la gestion des appels médicaux externalisés permet d’avoir une plateforme, parfaitement adaptée aux demandes. En effet, il est fort possible que le débordement d’appels soit saisonnier ou récurrent. Dans tous les cas, l’externalisation permet de répondre à des besoins spécifiques afin d’assurer une meilleure gestion quand il survient. Il reste bénéfique tant en termes de coût qu’en termes de services, surtout, lorsqu’un centre spécialisé, tels que les centres d’appels médicaux , prennent la gestion en main.

Le processus consiste à leur confier tout ou une partie du standard téléphonique. La tâche consiste à gérer les appels entrants selon les directives des professionnels de santé. Aussi, ils disposent des outils permettant de regrouper et de rechercher rapidement chaque patient qui appelle. Bref, l’intervention d’un call center médical facilite la gestion des appels médicaux lors d’un débordement, Cela aboutit à une gestion optimale, garantissant la fidélisation des patients.

Faites appel à Serenity pour aider à faire face au débordement d’appels

Votre cabinet médical reçoit un volume important d’appels, et vos équipes ne sont pas en mesure de les absorber ? Faire appel à l’équipe de Serenity promet de résoudre vos problèmes de préoccupation et de non-réponse. La solution que nous proposons permet d’améliorer la qualité de la relation avec les patients. Mais pas que. Notre intervention permet également de d’optimiser le développement de votre activité médical. Comment ?  Nous nous assurons que vous ne perdiez aucun appel, même en cas de débordement.

Faire appel à des professionnels de la relation client dans le secteur médical, tels que Serenity s’intègre dans une réflexion globale sur l’optimisation de votre service de permanence téléphonique, incluant l’accueil téléphonique médical en complément de l’externalisation du standard téléphonique . Une fois que l’appel est transféré, nos télésecrétaires médicales accueillent vos patients en votre nom et s’assurent de la gestion des appels médicaux, selon vos consignes. Dans le cadre de cette mission, vous pouvez également confier à notre équipe la prise de rendez-vous en ligne grâce à des agendas médicaux en ligne, pour éviter à vos patients de se déplacer.

En résumé, lors d’un débordement d’appels, assurer une bonne gestion des appels médicaux grâce à l’externalisation promet une prise en charge de qualité et des interlocuteurs satisfaits. Le processus va aider à renforcer la relation avec les patients et favoriser le développement des activités de l’établissement médical. A cet effet, il est certain qu’il va gagner en crédibilité tout en s’adaptant naturellement à l’activité économique du secteur médical. N’hésitez pas à contacter Serenity.