Le secrétariat est un service d’importance au sein d’une entreprise, mais ce poste clé est désormais souvent externalisé actuellement. En effet, le métier de télésecrétariat est de nos jours en plein essor aussi bien en France qu’à l’étranger. Cela est entre autres dû à l’avancée considérable des nouvelles technologies de l’information et de la communication permettant d’exercer à distance. D’ailleurs, le fait de recourir à cette solution d’externalisation apporte aux entreprises de nombreux avantages non négligeables dont voici quelques-uns des principaux à prendre en considération.
Faire appel à un prestataire en télésecrétariat
Il faut savoir que toutes les entreprises en particulier les petites et moyennes entreprises ne peuvent pas se permettre de monter en interne un service de secrétariat. Il en est de même pour la plupart des professions libérales qui souhaitent pourtant en disposer. Heureusement, un secrétariat téléphonique externalisé est une solution de choix à considérer permettant de tirer profit de ce service à distance.
D’ailleurs, peu importe le domaine d’activité de l’entreprise ou du professionnel en libéral, un télésecrétaire est normalement en mesure de mener à bien sa mission. Ce dernier a suivi des formations parfois spécifiques pour exercer ce métier et il peut même être certifié ou attitré selon les cas. Par conséquent, un télésecrétaire peut très bien intervenir dans pratiquement tous les domaines d’activités (médical, juridique, éducation, assurance, administration, etc.).
Améliorer l’image de l’entreprise ou du professionnel en libéral
Étant donné que le télésecrétariat est un métier à part entière, ce dernier doit bien sûr posséder les compétences nécessaires pour pouvoir l’exercer. À vrai dire, il devrait disposer des mêmes domaines de compétence qu’un secrétaire « classique », sauf qu’il exerce cette fois-ci à distance. D’ailleurs, si une entreprise (ou un professionnel en libéral) n’est pas en mesure d’embaucher un secrétaire en interne, cette dernière peut profiter d’un autre avantage indéniable avec un télésecrétaire.
Le fait de recourir au télésecrétariat permet alors à l’entreprise ou au professionnel en libéral d’améliorer son image auprès de sa clientèle ou de ses prospects et de ses partenaires. Ainsi, les nombreuses tâches inhérentes à ce poste clé sont désormais assurées. À l’exemple de la réception et l’émission des appels, tout comme la rédaction des courriels, la transmission des informations au sein de la structure, le suivi des dossiers, etc.
Garantir la disponibilité de l’entreprise
Il est à rappeler que le service ou le poste de télésecrétaire est le lien direct avec la clientèle, les prospects ainsi que les éventuelles partenaires de l’entreprise. En effet, il s’agit d’une passerelle cruciale qui permet notamment d’assurer la disponibilité de l’entreprise avec le monde extérieur. Par conséquent, il est important de toujours garder ce pont accessible au risque de frustrer les clients tout comme les prospects et les partenaires.
Par contre, avec un service de secrétariat interne, ce dernier est généralement contraint de suivre les heures de bureau. Mais avec un prestataire de service de secrétariat téléphonique externalisé, il est possible de disposer d’un horaire flexible en fonction des besoins de l’entreprise client. Ainsi, les jours fériés ou les week-ends peuvent éventuellement être assurés tout comme un accueil téléphonique continu 24 h/24 et 7 j/7.
Se focaliser sur le cœur de métier de l’entreprise
Les entreprises ainsi que les professionnels en libéral qui ne disposent pas encore d’un service de secrétariat peuvent également profiter d’un autre avantage d’importance en faisant appel au télésecrétariat. Il s’agit de pouvoir se concentrer pleinement sur son domaine d’activité qu’il s’agisse de production, de vente ou d’offre de service entre autres.
En effet, prendre les appels ou appeler les fournisseurs, gérer l’agenda ainsi que les prises de rendez-vous, tout comme répondre aux e-mails des clients, etc. est désormais confié au télésecrétaire. Ces diverses tâches essentielles généralement chronophages peuvent impacter sur le cœur de métier de l’entreprise sans l’aide d’un (télé)secrétaire. Mais comme elles sont désormais déléguées, cela laisse libre cours à l’entreprise de se focaliser entièrement sur sa principale activité.
Maîtriser le budget de la prestation en télésecrétariat
Le fait de recourir à un prestataire en télésecrétariat permet aussi à l’entreprise ou éventuellement au professionnel en libéral de tirer profit d’un autre avantage non négligeable. Il s’agit d’être en mesure de maîtriser le coût de la prestation en fonction de ses besoins. D’ailleurs, comme évoqué un peu précédemment, il est possible de moduler l’heure de travail du télésecrétaire permettant ainsi de ne payer que les heures travaillées.
Il en est de même pour ne payer ses services qu’en fonction des tâches spécifiques qui lui sont seulement confiées. En d’autres termes, il est possible de bénéficier d’une tarification à la tâche pour une prestation en télésecrétariat sur mesure. À ce propos, à part le fait de pouvoir maîtriser le budget en prenant le service d’un télésecrétaire, il est aussi possible de contracter une prestation personnalisée. C’est un autre avantage d’importance à prendre en considération pour les entreprises qui envisagent de recourir à un secrétariat téléphonique externalisé.
