Permanence téléphonique externalisée en période du Covid19

SERENITY est un Centre d’Expertise en Télésecrétariat Médical à Madagascar dont la mission est de répondre pleinement
aux attentes des permanences téléphoniques médicales en France en termes de:

La permanence téléphonique médicale : une solution pour faire face à la pandémie du Covid19

La permanence téléphonique externalisée peut sauver de nombreux établissements de santé pour faire face à la pandémie du Covid19. En effet, les professionnels de santé jouent un rôle important en ce temps de crise sanitaire. Cependant, pour les unités de soin qui ne disposent pas de  grande équipe, les praticiens doivent gérer seuls tous les services : les consultations, les tâches administratives, le suivi des patients, les tâches du secrétariat médical et la gestion des appels entrants.

D’après une étude effectuée par l’Agence Nationale pour l’Amélioration des Conditions de Travail (ANACT), presque 80 % des professionnels de santé en France ont vu leurs activités et leur objectif de travail se redéfinir à cause de cette crise sanitaire. En ayant un rôle prépondérant, surtout en cette période de Covid19, les professionnels doivent travailler dans les meilleures conditions et rester joignable à tout moment. La permanence téléphonique externalisée entre dans cette dynamique.

Cette solution prend en considération de nombreuses fonctionnalités : à disponibilité, le temps d’attente, l’accueil téléphonique, le traitement des demandes… Optimisez-la grâce à l’externalisation.

deux mains portant des gants tenant un masque - permanence téléphonique externalisée - Serenity

L’appel téléphonique : un moyen de communication privilégié en cas d’urgence

L’appel téléphonique est qualifié comme étant le canal de contact prioritaire. Ce classement s’est encore affirmé grâce à l’expansion de la pandémie du Covid19 ces trois dernières années. En effet, lorsque les patients se sentent mal ou suspectent des symptômes, c’est normal qu’ils paniquent. C’est là qu’ils essaient de joindre un médecin. Les réflexes des patients sont presque tous les mêmes. Cependant, au moment où ils essaient d’appeler au cabinet médical, ils souhaitent avoir une réponse rapidement.

Cette flexibilité est beaucoup appréciée par la patientèle. Elle permet de joindre le médecin à tout moment. Cependant, il est important que le cabinet médical mette en place un système parvenant à répondre aux sollicitations des patients, même en cas d’urgence. Miser sur une secrétaire médicale en interne ? Elle peut être occupée avec les autres tâches, et les charges sont assez lourdes. Mettre en place un répondeur automatique ? Les patients aiment se sentir en confiance grâce à une interaction humaine. De ce fait, secrétariat téléphonique externalisé est la meilleure solution.

La gestion des débordements d’appels : un vrai défi pour les professionnels de santé

La propagation de la pandémie du Covid19 est le principal facteur responsable du débordement d’appels au sein d’un établissement de santé. Ce phénomène est un vrai challenge pour les établissements médicaux, tant du point de vue du service client que de l’organisation en interne de la structure.

  • Le présage du débordement d’appel : ce phénomène survient lorsque les appels entrants sont trop nombreux pour être traités convenablement. Il est la conséquence d’une forte hausse du nombre d’appels reçus.
  • Un risque pour l’expérience client : cette situation de débordement entraîne des temps d’attente très élevés, et même des échecs d’appels. De ce fait, elle présente une menace la qualité de l’expérience client, ce qui peut être une source d’insatisfaction pour les patients.
  • De mauvaises conséquences pour l’établissement de santé : à part la dégradation de la réputation de l’unité, un débordement d’appels risque également une saturation de l’équipe interne, entraînant une certaine désorganisation.

image d'une secrétaire au téléphone - permanence téléphonique externalisée - Serenity

Permanence téléphonique externalisée : la solution à distance dont vous avez besoin

Médecins généralistes et spécialistes, c’est possible d’alléger les pressions qui pèsent sur vous pendant cette crise sanitaire actuelle. Généralement, ce sont les secrétaires médicales qui sont les bras de droits de ces professionnels de santé. Mais avec la gestion des rendez-vous médicaux et les autres tâches administratives du cabinet médical, ça va être difficile de traiter convenablement les appels téléphoniques.

Pendant cette pandémie, les médecins sont de plus en plus demandés, nécessitant une permanence téléphonique médicale.  Cependant, une mauvaise qualité de réception d’appels entraîne la satisfaction des clients, ce qui peut nuire à la réputation de votre cabinet. De ce fait, l’idéal est de s’assurer que les appelants reçoivent des réponses rapides et satisfaisantes. Dans cette optique, une secrétaire téléphonique médicale externe vous donnera plus d’assurance sûre la prise en charge rapide des sollicitations.

Permanence téléphonique externalisée : pour faire face aux débordements des appels

Les pics d’activités et l’insatisfaction des clients

Au sein d’un établissement de santé, les débordements d’appels et l’insatisfaction des clients sont liés. En effet, les patients se désintéressent facilement aux services d’une unité de soin après une mauvaise expérience. De ce fait, recourir au service de permanence téléphonique évite aux professionnels de santé de générer cette insatisfaction. Ce service parviendra à vous maintenir à la hauteur des exigences de vos clients, tout en répondant à leurs requêtes.

Des télésecrétaires médicales formées à votre environnement professionnel

Pour assurer la qualité de services que vous allez offrir à votre clientèle, il est primordial de travailler avec des télésecrétaires médicales expérimentées, et surtout, adaptées à votre environnement de travail. En effet, elles se doivent de respecter certaines qualités pour mener à bien leurs missions. Bref, le professionnalisme doit être au rendez-vous, en toutes circonstances.

un homme portant des protection montrant le mot "stop Covid19" sur son gant comme signe d'avertissement - permanence téléphonique externalisée - Serenity

Permanence téléphonique externalisée : amélioration du service client

Face à cette crise, les patients deviennent de plus en plus exigeants. Lorsqu’ils appellent, ils souhaitent avoir une réponse immédiate. Cependant, le fait de ne pas avoir un interlocuteur au bout du fil est un motif entièrement valable pour aller voir les services proposés par les concurrents. De ce fait, même si vous avez déjà une secrétaire en interne, il est toujours plus prudent de la renforcer. Les secrétaires médicales à distance se concentreront particulièrement à cette réception, sans subir les pressions internes au cabinet médical.

La permanence téléphonique externalisée s’assure de fournir une réponse de qualité et professionnelle à la patientèle. En effet, selon les directives transmises, les télésecrétaires médicales répondent correctement aux demandes des appelants.Il est à souligner que des interlocuteurs satisfaits resteront fidèles à vos services. De ce fait, elles deviendront de réelles ambassadrices de votre établissement de santé, tout en améliorant la relation client.

Une permanence téléphonique externalisée chez Serenity

Si vous avez enfin pris la décision de mettre en place une permanence téléphonique externalisée, vous pouvez vous adresser à Serenity. Notre centre spécialisé dans le télésecrétariat médical à Madagascar met à disposition des professionnels de santé des télésecrétaires médicales expérimentées pour assurer cette fonction. Notre équipe s’assure de fournir un service de qualité pour vous et pour votre entreprise, selon les directives que vous imposez.

Nous utilisons des outils et des logiciels performants pour vous offrir des services complets et performants. Ainsi, à part les plages horaires étendues assurant la permanence téléphonique à distance, nos agents s’assurent également de la prise de rendez-vous et l’établissement du planning médical. Bref, en étant une réelle assistance pour les médecins, la permanence téléphonique médicale externalisée allège les médecins en cette période difficile.

Recourir à un centre spécialisé dans le secrétariat téléphonique à distance permet d’éviter un débordement d’activités dans votre cabinet médical. La solution proposée par Serenity s’intègre parfaitement aux habitudes de travail et aux besoins professionnels des médecins. Elle offre une formidable flexibilité qui convient aux situations exceptionnelles.

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