Organiser un cabinet médical : comment ça se passe ?

SERENITY est un Centre d’Expertise en Télésecrétariat Médical à Madagascar dont la mission est de répondre pleinement
aux attentes des permanences téléphoniques médicales en France en termes de:

Réussir à organiser un cabinet médical avec Serenity

Organiser un cabinet médical n’a jamais été facile. D’après une étude effectuée par la Direction de la Recherche, des Etudes, de l’Evaluation, et des Statistiques (Drees) en France, un  médecin généraliste peut passer jusqu’à 6 heures de temps par semaine pour gérer les tâches de coordination de l’établissement et à peu près 2 heures pour les mises à jour des connaissances. Ces chiffres prouvent que ces professionnels de santé passent beaucoup de temps à effectuer des tâches de gestion annexes, ce qui peut les empêcher de se concentrer sur leurs principales missions.

Entre les tâches du secrétariat, administratives, entretien, et organisation d’une unité de soin, les médecins ne savent plus où se donner la tête. Les conséquences ? Ils seront en tension, leur planning est en surcharge et le poids des tâches sans valeur ajoutée va accroître.  Ainsi, comment devront-ils s’organiser pour améliorer leur manière de travailler et travailler avec moins de pression ?

Le secteur médical est très délicat. Le praticien se doit ainsi de rationaliser son temps de travail, de savoir arbitrer et se concentrer sur les sujets pour lesquels il a une véritable valeur ajoutée. Externaliser serait une alternative à étudier. Les détails dans cet article.

Bien choisir son système de secrétariat médical

Le secrétariat médical est au cœur de la stratégie de gestion interne d’un établissement de santé. En effet, c’est un élément essentiel lorsque l’on sait que les professionnels de santé peuvent passer jusqu’à 2 heures par semaine uniquement sur la prise de rendez-vous. De ce fait, pour gagner du temps sur la gestion de votre cabinet médical, pensez à aller plus loin dans la formation de vos secrétaires médicales pour assurer une bonne relation avec la patientèle, sans nuire à la qualité de vos soins.

Par ailleurs, si vous avez peu de temps ou que vous ne disposez pas du budget dédié au recrutement d’une secrétaire médicale, pensez au secrétariat téléphonique médical à distance. Généralement, cette pratique vous permet de maîtriser plus finement vos coûts en rémunérant les spécialistes en fonction des horaires travaillés. Pendant les périodes de grande affluence, les télésecrétaires médicales peuvent venir en renfort de votre assistante médicale. Cette intervention a comme but de garantir la qualité des services.

 

un stéthoscope sur un fiche patient avec un cœur en papier de couleur rouge-organiser un cabinet médical-Serenity

Organiser un cabinet médical : simplifier la gestion de sa communication médicale

Cette communication médicale est une tâche entière de la gestion d’un cabinet médical qui peut rapidement contraindre votre efficacité auprès de vos patients. Pour un maximum de simplicité, voici quelques conseils qui peuvent vous aider.

  • Ménager dans votre emploi du temps, une période dédiée à cette communication. Cette fonction n’est pas trop pratique pour les professionnels de santé. A part la prise en charge des patients, cela va leur être difficile de consacrer plus de temps dans la maintenance de la relation avec la patientèle.
  • Choisir les plateformes de messagerie sécurisées les plus pratiques.
  • Remettre les tâches qui englobent l’ensemble des missions prenant charge cette communication médicale entre les mains d’une professionnelle du domaine. Cette dernière option est la plus fiable de toutes. Maîtrisant entièrement le domaine, ces professionnelles en question sauront adopter les bonnes pratiques du télésecrétariat médical.

Organiser un cabinet médical : automatiser ou externaliser un maximum de tâches.

Tous ceux qui œuvrent dans le secteur médical savent très bien qu’organiser un cabinet médical rassemble les tâches qui sont les moins médicales. Gestion du planning, gestion des rendez-vous, traitement des appels téléphoniques, assurance d’une permanence téléphonique… autant de tâches que vous pouvez automatiser et externaliser au maximum. L’intervention d’une secrétaire médicale à distance expérimentée est un précieux soutien pour les professions médicales.

Il existe un panel de logiciels de gestion d’agenda médical en ligne. Les choix de Serenity sont les suivants :

  • Doctolib : un agenda de gestion de rendez-vous médicaux
  • Maiia : pour la prise de rendez-vous en ligne et la téléconsultation
  • Callibri : une palette de fonctionnalité, modulable selon vos besoins
  • Ubicentrex : le logiciel pour télésecrétariat et permanence téléphonique

les mains d'un médecins tenant une tablette-organiser un cabinet médical-Serenity

Organiser un cabinet médical : optimiser les outils de prise de rendez-vous

Tout est question de planning. Ainsi, pour gagner du temps, opter pour un système de prise de rendez-vous éprouvé est recommandé pour mieux gérer le planning médical. Chaque agenda médical a ses spécificités et ses bénéfices au quotidien. Veillez à optimiser leur utilisation :

  • Synchroniser l’agenda médical à votre outil pour voir apparaître en temps réel le changement du planning.
  • Gérer les réglages des outils en fonction de la nature des services que vous proposez : acceptez-vous de nouveaux clients ? Quelles sortes de rendez-vous proposez-vous ?
  • Personnaliser les messages enregistrés sur la plateforme et apporter un apporter un maximum d’informations sur les questions des patients.
  • Paramétrer les notifications pour la patientèle : les relancer par SMS, confirmer leur rendez-vous, etc.

Ainsi, vous serez libéré de toutes ces tâches si vous décidez de confier l’ensemble de gestion de l’organisation de votre cabinet à un centre de contact client expert, comme Serenity.

Externalisez en toute sécurité avec Serenity

Décider d’externaliser avec un centre d’expertise en télésecrétariat médical à Madagascar tel que Serenity c’est vous donner la possibilité d’être entièrement disponible pour vos patients. Pour ce faire, nos prestations sont modulables en fonction de vos besoins. Nous promettons aux professionnels de santé :

  • Un accueil humain et personnalisé : nos télésecrétaires médicales feront preuve d’empathie et d’écoute envers les appelants.
  • Une organisation optimisée et efficace : à part la prise en charge des tâches d’organisation générale, cette solution permet aux professionnels de santé de rester joignables pour les appels importants.
  • Un service back-up : cette fonction assure la continuité du service même cas d’arrêt maladie, d’absence ou de congé d’une télésecrétaire. Une équipe dédiée s’occupe continuellement des tâches.

 

En résumé, le bon fonctionnement de l’ensemble de vos activités est en grande partie garanti par une bonne organisation. Une externalisation permet de bien organiser un cabinet médical. Vous pouvez faire confiance à l’équipe experte de Serenity.

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