La permanence téléphonique médicale : tout ce qu’il y a à savoir

SERENITY est un Centre d’Expertise en Télésecrétariat Médical à Madagascar dont la mission est de répondre pleinement
aux attentes des permanences téléphoniques médicales en France en termes de:

La permanence téléphonique médicale : un réel enjeu stratégique

La permanence téléphonique médicale concerne de nombreux établissements de santé. Elle se traduit par le traitement des appels téléphoniques entrant dans le cabinet. D’une efficacité garantie, la qualité de l’accueil téléphonique doit être impeccable. Elle reflète l’image que le patient va avoir du cabinet, ainsi que les services proposés par le personnel de santé.

Si le client appelle votre cabinet pour éviter de faire face à la longue file d’attente qui s’y trouve, c’est certain qu’il ne préfèrerait pas non plus parler dans le vide lorsqu’il appelle. Epargnez vos clients de ce désagrément, et optez pour ce service. Il sera le garant de la qualité de l’accueil téléphonique que vous fournissez.

Un accueil téléphonique réussi donne accès à une relation client bien établie. Pour avoir la garantie d’une qualité optimale, des professionnels sont disposés à vous aider.

Comprendre la permanence téléphonique médicale

La situation actuelle ne permet à aucun cabinet médical de manquer un appel. Cependant, la satisfaction des clients ne peut certainement pas être prise à la légère. La mise en place d’un service de permanence téléphonique médicale permet ainsi une gestion efficace des appels entrants, même en cas d’absence. Aussi, le service peut inclure la fonctionnalité de traitement de message, en fonction de leurs importances. De cette manière, la productivité du cabinet sera intacte. L’entreprise est joignable à tout moment.

Gage d’efficacité, instaurer une permanence téléphonique permet à des prestataires externes de gérer toutes les tâches du secrétariat médical. Vous aurez comme principal atout d’employer un prestataire à une durée indéterminée. En fonction de la taille de votre cabinet médical, deux choix s’offrent à vous :

  • Travailler avec un prestataire indépendant
  • Solliciter les services d’une entreprise de télésecrétariat

des fournitures médicaux sur les une table-la permanence téléphonique médicale-la permanence téléphonique médicale-Serenity

Comment optimiser la permanence téléphonique médicale ?

L’image de votre établissement est engagée par la qualité de la permanence téléphonique. Que vous engagiez un standardiste ou que vous mettiez en place une ligne personnalisée avec secrétaire, il est toujours judicieux d’adopter des techniques efficaces pour optimiser ce service :

  • Décrocher rapidement le téléphone
  • Assurer la disponibilité du cabinet à tout moment
  • Être attentionné aux demandes des patients
  • Être aimable et courtois
  •  Avoir une bonne élocution
  • Déployer un bon sens de service
  • Etre optimiste

Cette optimisation influence la patience des internautes, de manière positive. S’ils n’obtiennent pas de réponses au bout de 50 secondes, ils sont susceptibles de raccrocher. Ainsi, optez pour une technique favorisant la patience et la détente des patients. Il va les mettre dans de bonnes conditions et les convier à solliciter vos services.

La permanence téléphonique médicale : les intérêts                                                                               

  • L’intégralité de la patientèle sera prise en charge dans la permanence téléphonique. Les télésecrétaires médicales reçoivent les informations transmises lors de l’appel et les traitent en fonction des demandes. Dans tous les cas, c’est un service qui promet d’être très avantageux :
  • Un accueil humanisé : les patients se sentent en confiance en discutant en avec le bras droit du médecin.
  •   Un service à temps plein : le cabinet est joignable sans arrêt.
  • Un important gain de temps : les professionnels de santé sont libres de se consacrer entièrement à leurs activités.
  • Un traitement instantané : c’est une mesure très importante, surtout pour les urgences.
  • Une formule adaptée à chaque besoin : Le cabinet sera en mesure de fournir des services sur-mesure.
  • Une prise en charge par des prestataires expérimenté et qualifié
  • Une limitation de dépenses : ils sont acquittés des charges sociales, et libres de rémunérer le prestataire selon leurs prestations. 

Deux téléphone fixes sur une table et un fond blanc-la permanence téléphonique médical-Serenity

Qu’attendre de ce service ?

La permanence téléphonique est également reconnaissable en tant qu’accueil téléphonique. Les principales missions de ce service sont la gestion et la réception des appels entrants au cabinet. De ce fait, cette fonction est l’un des points cruciaux dans le développement de votre relation client. Elle sera la garantie d’un contact professionnel et accueillant entre le cabinet et les patients. La qualité de cette première prise contact sera concluante, surtout pour les nouveaux patients.

L’importance de ce service ne se limite pas uniquement à ce premier contact. Il s’assure également de l’entretien de votre relation avec vos clients existants. Ainsi, fournir une permanence téléphonique de qualité ne vous démarquera pas uniquement de la concurrence ; il s’assure de la pérennité de votre activité. Des télésecrétaires médicales expérimentées assurent généralement cette fonction. Elles prendront en compte de nombreux facteurs : le message d’accueil, le temps d’attente des patients, la prise en charge, etc.

Externalisation : quels avantages?

La répétition des tâches à réaliser pour une permanence téléphonique peuvent diminuer les performances des personnels de santé. Pour éviter que ce souci nuise à ses fonctions, de nombreux cabinets médicaux se tournent vers l’externalisation de secrétariat téléphonique médical.  Une société spécialisée ou des prestataires indépendants, mais qualifiés, prendront le relais. En tenant en compte des nombreux avantages, cette sous-traitance est très intéressante.

Le coût du service

Les charges salariales ne sont plus une obligation pour le cabinet. En outre, les outils nécessaires pour les prestations seront fournis par la télésecrétaire médicale. Ces faits permettent au cabinet d’économiser beaucoup plus.

La personnalisation du service

Dans la plupart des cas, les cabinets médicaux proposent de diverses formules pour la permanence téléphonique médicale. Ils proposent généralement un service de base allant de l’accueil téléphonique jusqu’à la réception des courriers électroniques.

image représentante des supports téléphoniques-la permanence téléphonique médicale-Serenity

La permanence téléphonique médicale : à qui s’adresse-t-elle ? 

De plus en plus de cabinet médical pratique le télésecrétariat médical, notamment de la permanence téléphonique. Selon les attentes du centre médical, le service permet généralement de gérer les appels entrants, et de prendre les rendez-vous. Il peut s’étendre au fur et à mesure où les activités du centre médical évoluent.

Un service adapté à tous les personnels de santé

La permanence téléphonique s’adresse à tous les personnels de santé, notamment des médecins généralistes et spécialistes, surtout ceux qui travaillent dans un établissement médical. La qualité des travaux reste intacte, la relation client est sur la bonne voie.

L’externalisation simplifie la tâche

Le télésecétariat médical assure une fonction primordiale au sein d’un cabinet. Il assure la régularité des activités dans le but d’augmenter l’intelligibilité du centre de santé. En étant à la disponibilité du cabinet, la télésecrétaire médicale propose des services optimisés sur une plage d’horaire plus étendue.   

Pourquoi se tourner vers Madagascar ?

Depuis le temps où la politique d’externalisation a commencé à marquer son territoire, Madagascar est devenue une destination très privilégiée. En étant en concurrence avec les pays Maghreb et l’île Maurice, la Grande-Ile dispose de tous les atouts pour prospérer dans ce domaine.

L’idéal de la permanence téléphonique médicale

Situé dans l’Océan Indien, Madagascar dispose d’un faible décalage horaire par rapport à la France. Le rythme de travail entre les deux pays sera presque le même.

La pointe de la technologie

La télécommunication à Madagascar se développe incroyablement en ce moment. La qualité du réseau s’est alors nettement améliorée, ce qui est un réel atout pour les centres d’appels à Malgaches.

La langue française sans accent

De nombreux centres de formations sont implantés dans la capitale. A part le fait d’initier les jeunes malgaches dans le monde professionnel, ils proposent également des formations pour améliorer  leurs accents.

La permanence téléphonique médicale est au cœur du service externalisé. Soignez l’image de votre entreprise grâce à cette fonctionnalité.

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