Accueil téléphonique d’un patient : les choses à faire et à ne pas faire

L’accueil téléphonique d’un patient est la première impression qu’il aura de votre établissement médical. C’est un point de contact crucial avec vos patients actuels et futurs. C’est pourquoi la manière de répondre à chaque appel exige une compétence particulière. Le choix d’un télésecrétariat médical expérimenté pour gérer ces appels est donc essentiel.

Maintenant, pensez-y du point de vue du patient car ils sont dans un endroit vulnérable. En effet, ils peuvent demander de planifier un rendez-vous. De plus, la santé est une industrie de service à la clientèle. Les patients veulent des gestes aimables et des interactions quotidiennes positives avec le centre d’appel médical.

Voici quelques-unes des meilleures pratiques concernant l’accueil téléphonique d’un patient.

Accueil téléphonique d’un patient : répondre avec le sourire

Il est important de partir du bon pied lors de l’accueil téléphonique d’un patient. La meilleure façon de répondre au téléphone est de le faire avec sourire. Tout d’abord, parce que le ton de la voix change en souriant. De plus, il a été prouvé qu’un sourire met l’appelant à l’aise. Leur humeur correspond alors à celle de la télésecrétaire qui a répondu pendant toute la durée de l’appel.

Un patient sait si la secrétaire n’est pas entièrement présente à l’appel. Cela peut envoyer le message que leurs besoins ne sont pas importants. Tandis qu’un accueil avec un ton et un comportement positifs peut instantanément changer le cours de l’appel. C’est la raison pour laquelle une télésecrétaire médicale expérimentée donne 100% de sa concentration à un patient.

Concentration sur la prise en charge correcte du patient

Tenir compte du point de vue d’un patient est essentiel. En effet, cela prévient les interactions qui ressemblent à tout type de conflit. Et parfois, la meilleure façon d’y parvenir est, littéralement, de se mettre à son niveau. Un meilleur centre d’appel médical forme ses agents à être empathique.

Beaucoup de patients ont terminé des appels et on ne leur a jamais demandé s’ils voulaient prendre rendez-vous. En conséquence, une secrétaire médicale doit comprendre pourquoi le patient appelle. Donc, il faut savoir quelle solution répond à la demande du patient pour que l’accueil téléphonique soit réussi.

L’importance de l’accueil téléphonique d’un patient 

Il y a trop de cabinets qui ne répondent pas au téléphone. Alors que le téléphone est la technologie la plus importante de votre cabinet. Nous devons comprendre que le téléphone est un des points de contact et ce n’est pas une nuisance. En effet, il faut y répondre ! Mais à qui faire confiance pour que chaque accueil téléphonique d’un patient soit réussi ?

Ne mettez pas quelqu’un qui n’est pas formé au téléphone. Souvent, nous avons quelqu’un qui répond au téléphone en renfort, peut-être un assistant. Si la personne qui répond au téléphone a l’air d’être ennuyée ou nerveuse, cela se répercute sur le patient. Chez Serenity, nous avons des télésecrétaires médicales expérimentées qui savent répondre à l’appel téléphonique des patients.

Vous voulez quelqu’un avec les bonnes qualités pour répondre au téléphone et fournir ce dont un patient a besoin ? Serenity, un centre d’expertise en télésecrétariat médical lance une formation régulière axée sur l’accueil téléphonique d’un patient. Nous savons à quel point cette formation est importante pour le succès de votre établissement médical !